Офисное помещение как базовый элемент современного офиса
Автор: Селезнева, Т. А.
Принято считать, что современная концепция офисной деятельности сформировалась к началу 1980-х гг. Применительно к отечественной практике этот процесс завершился не ранее середины 1990-х гг. Именно в этот период термины «офис» и «офисная деятельность» начинают широко использоваться в литературе применительно к российской практике.
В 1995 г. предлагается весьма важное для классификации деление современного офиса на три составляющие: офисные помещения, технические средства управления и программное обеспечение. Офисное помещение признается не только неотъемлемым, но базовым элементом современного офиса. Широко используемое в англоязычной литературе понятие Intelligent Building System трактуется как офисное помещение (офисное здание), взятое в совокупности со всеми применяющимися в нем техническими средствами.
В рамках современной концепции офисной деятельности специалисты широко используют понятие интеллектуальности офиса. Степень интеллектуальности определяется уровнем обеспечения определенных внутренних и внешних параметров. К внутренним параметрам относятся, в частности, пожарная безопасность, микроклимат, контроль за доступом посторонних. Меру интеллектуальности офиса определяет и дизайн интерьера, и возможность быстрой перепланировки помещений. Современное офисное помещение — это не просто здание, разделенное на этажи, холлы, комнаты, кабинеты, а сложная инфраструктура, где все предельно
функционально и продуманно.
Во многих западных странах строительство и организация эксплуатации современных офисных зданий — давно развитая и прибыльная отрасль деятельности. Обширнейший рынок офисных помещений предоставляет западной фирме возможность арендовать или приобрести помещение, соответствующее ее потребностям и возможностям.
В России строительство специализированных офисных зданий, прежде всего в столичных и крупных городах, развернулось относительно недавно. Отечественный рынок офисной недвижимости сформировался по преимуществу в последние десять лет. В 1990-е гг. подавляющее большинство наших конторских помещений для превращения в офисы требовали серьезной доработки. Но и сегодня в небольших городах количество современных офисных зданий можно сосчитать по пальцам. Небольшие фирмы, компании, начинающие свою деятельность или находящиеся не в лучшем финансовом состоянии, далеко не всегда могут оплачивать арендную плату в современных офисных центрах.
В силу различных причин многие организации вынуждены арендовать (или приобретать) помещения в старых конторских и других зданиях, требующих существенной доработки до офисного уровня.
Итак, обустройство современного офиса начинается не с приобретения офисной мебели или оргтехники. Создание офиса начинается с планировки помещений. Каждый квадратный метр офисной площади заранее бронируется под конкретный предмет мебели или техническое средство. Выделение и обустройство офисных зон — один из способов достижения целей компании. Правильная планировка офисных помещений обеспечивает экономное использование площади, предотвращает потери рабочего времени на лишние перемещения, обеспечивает комфорт и безопасность персонала. Правильное зонирование заключается в привязке функциональной структуры офиса к архитектуре конкретного здания.
Известны две концепции организации офисного пространства — кабинетная и зальная.
Кабинетная планировка служебных помещений предполагает наличие различных по площади (часто достаточно небольших) изолированных офисных помещений с выделением отдельных кабинетов руководителям различных рангов. Кабинетная система предполагает размещение работников одного структурного подразделения в одном или нескольких изолированных кабинетах.
При кабинетной планировке наиболее удобными считаются комнаты квадратной или прямоугольной формы с соотношением сторон приблизительно 1 : 1,5 (предельно 1 : 2) с минимальной шириной 2,5 – 3 метра.
При определении числа кабинетов и их размеров учитываются различные факторы, в первую очередь характер деятельности сотрудников различных подразделений, оснащенность техническими средствами, наличие специализированных подразделений, необходимость предоставления некоторым должностным лицам отдельных кабинетов (с приемными или без них).
Зальный принцип планировки служебных помещений предполагает наличие единого большого офисного зала, где работают специалисты различных профессий и рангов с выделением отдельных кабинетов (как правило, небольших по площади с полностью или частично стеклянными перегородками) только для ведущих менеджеров.
Зальная концепция организации офисного пространства появилась в США и явилась результатом дороговизны офисных площадей и необходимости частых перепланировок. Часто пространство офисного зала ограничивается только наружными стенами. Офисные здания подобного типа, как правило, большой ширины и простых очертаний, что позволяет достичь максимальной эффективности использования пространства. В них обеспечивается высокая степень гибкости и прозрачности.
На основе зального принципа можно выделить три основные типа офисного зала, которые с некоторой долей условности принято называть 1) американским, 2) европейским и 3) японским.
1. Американский офисный зал — большое пространство, занимающее иногда целый этаж. Небольшие отдельные комнаты — это либо кабинеты топ-менеджеров, либо комнаты отдыха или переговорные. В зависимости от площади, в офисном зале может работать от нескольких десятков до нескольких сотен сотрудников. Рабочие места разгорожены специальными передвижными перегородками высотой примерно 1,5 м, скрывающими сидящего человека. При необходимости с помощью передвижных перегородок в зале выделяют места для проведения совещаний, для приема посетителей и т. д. Используют и перегородки в виде различных мебельных конструкций. Широко используется такой метод экономии рабочего пространства, когда мебель располагается не в горизонтальной, а в вертикальной плоскости. Вместо двух низких шкафов ставят один высокий — от пола до потолка, предусмотрев необходимый доступ к верхним полкам. Тумбы ставят не около столов, а крепят над ними.
Считается, что использование подобной планировки позволяет в два раза сократить занимаемую компанией офисную площадь и, как следствие, снизить арендные платежи. Использование перегородок, состоящих из стандартных элементов, позволяет по мере необходимости быстро менять компоновку служебного помещения, приспосабливать его к меняющимся условиям.
2. Европейский офисный зал менее открыт, а пространство менее загромождено. Для того чтобы разгородить рабочие места сотрудников, используют прозрачные или полупрозрачные стеклянные перегородки от пола до потолка. Перегородки пропускают свет и не создают проблем для общения. В то же время каждый сотрудник чувствует себя обособленно. Не используются глухие перегородки, мешающая взгляду мебель. Офис стопроцентно просматривается. Столы в стеклянных ячейках, как правило, открыты, ничем не загромождены.
Преимущество европейского офиса над американским — в меньшей плотности людей на единицу площади, большей легкости и прозрачности офиса, его открытости.
3. Японский офисный зал предполагает необходимость размещения заданного числа сотрудников на весьма ограниченной территории. Непосредственный начальник группы сотрудников располагается в том же помещении, что и его подчиненные, обычно лицом к подчиненным и спиной к окну. Подчиненные размещаются так, чтобы руководитель мог держать их в поле зрения. Особенностью японского офиса являются кабинеты, комнаты отдыха и переговорные крайне небольших размеров.
У кабинетной и зальной системы планировки есть свои преимущества и недостатки.
Для кабинетной системы характерна относительная уединенность, четкая пространственная организация. Проще организовать проведение совещаний, прием посетителей и т. д. Кабинетная планировка имеет еще одно несомненное достоинство. По мнению психологов, человек, находящийся в собственной ячейке, работает более эффективно. Хотя и возникает риск потери рабочего времени вследствие отсутствия контроля со стороны руководителя, человек чувствует себя защищенно, спокойно.
Вместе с тем кабинетная система организации офисных помещений имеет и ряд недостатков. Для кабинетной планировки характерна затрудненность работы в команде, слабый командный дух, ограниченная гибкость. Определенный дух коллективизма распространяется, как правило, только на небольшую группу людей. Одновременно могут возникать проблемы в отношениях между подразделениями компании, располагающимися в различных помещениях.
В 1990-е гг. кабинетная система планировки служебных помещений (в особенности для крупных организаций) большинством специалистов считалась менее рациональной. Действительно, разбивка помещения на отдельные комнаты понижает коэффициент полезной площади здания, удорожает возможную перепланировку.
Зальный принцип планировки характеризуется высоким духом коллективизма, отсутствием приватности, гибкостью. Основной недостаток зальной планировки — плохая звуковая и зрительная изоляция рабочих мест.
Долгое время специалисты считали зальный принцип планировки офисных помещений более рациональным. Он широко используется в зарубежной практике. При зальной системе планировки существенно сокращается стоимость строительства и необходимая для одного работника площадь.
Сегодня специалисты не столь категоричны в своих рекомендациях по организации офисного пространства. В зависимости от направления и специфики деятельности организация, иных факторов организация выбирает наиболее подходящую планировку — кабинетную, зальную или смешанную. Например, кабинетное решение подходит для компаний, разделенных на отделы, состоящих из небольшого количества людей. Сообщение между ними ограниченно: изоляция важнее.
В силу традиции и ряда других факторов в России широко используется кабинетная планировка. Отчасти это объясняется отечественными управленческими традициями. В частности, убеждением, что непременным атрибутом руководителя является отдельный кабинет с примыкающей к нему приемной, где располагается секретарь. В связи с этим в зарубежной литературе иногда выделяют особый тип офиса — славянский. Характерной чертой такого офиса является респектабельный кабинет с массивным столом с толстой столешницей и деревянными панелями (как правило, дорогого дерева и темной расцветки). Перпендикулярно столу начальника ставится длинная брифинговая приставка, за которой, приходя в кабинет, рассаживаются подчиненные. Отдельные столы для переговоров в таких офисах, как правило, не используются, поскольку предполагается беседа с посетителем почти на равных, что противоречит автократическому стилю руководства.
Новое поколение российских руководителей при организации своих офисов тяготеет по преимуществу к европейскому стилю. Современные менеджеры снимают помещения в современных офисных зданиях, где много пространства и воздуха, устанавливают легкую, мобильную, легко реконфигурируемую мебель.
По японскому принципу построено офисное пространство многих российских компаний, экономящих рабочие площади.
В России часто используются и смешанные типы офисного проектирования: одни сотрудники сидят в больших и хорошо просматриваемых помещениях, другие же имеют свои «гнезда», все зависит от целей организации и типа выполняемых сотрудниками работ.
Любой офис делится на две части: презентационную зону, или фронтофис (front office) и рабочую зону, или бэк-офис (back office). Если подобное деление и не осознается ни руководством, ни персоналом офиса, оно, как правило, складывается стихийно. Деление на презентационную и рабочую зоны не столько территориальное, сколько функциональное: каждая часть может состоять из нескольких помещений, расположенных в разных концах офиса.
Фронт-офис служит для представительских целей компании: здесь общаются с клиентами и партнерами, проводят различные публичные мероприятия с относительно ограниченным количеством приглашенных. К фронт-офису причисляют все помещения, где бывают клиенты и посетители, — приемную, залы ожидания, переговорные комнаты, конференц-зал. Презентационную часть офиса часто оборудуют дорогой мебелью и оргтехникой с одной целью — произвести впечатление на клиентов и партнеров, приходящих в офис.
Часто фронт-офис выделяют территориально. Например, первый этаж офисного здания (полностью или частично) выделяют для работы с клиентами, здесь располагают переговорные комнаты, кабинеты, где работают специалисты по продажам, развитию бизнеса, которые общаются со сторонними людьми.
Для проведения массовых мероприятий сегодня, как правило, не используют собственные офисные площади, а заключают со специализированными фирмами договоры на аренду помещений, особо приспособленных для проведения конференций, презентаций, иных массовых мероприятий.
Повышенное внимание внешнему виду своего офиса уделяют компании, деятельность которых построена на постоянном взаимодействии с клиентами. К ним относятся юридические, консалтинговые, финансовые компании, банки, рекламные агентства и другие фирмы, куда часто приходят на переговоры клиенты, которые вольно или невольно могут делать выводы о творческом и деловом уровне организации, глядя на интерьер здания и вид сотрудников. Для компании, работающей в сфере услуг, важно, чтобы офисное помещение производило максимально благоприятное впечатление на клиентов, включая потенциальных.
Кроме формирования имиджа, для компании не менее важна эффективность работы сотрудников и оптимальное использование площадей.
Бэк-офис — часть офиса, куда ограничен доступ посторонних. Здесь располагаются отделы, не связанные напрямую с внешним миром. Это основное рабочее пространство, скрытое от взглядов посетителей. В некоторые помещения бэк-офиса (например, в кассу) доступ ограничен даже для большинства сотрудников компании. К бэк-офису относятся бухгалтерия, отдел маркетинга, технические службы и т. д.
Обстановка бэк-офиса, в отличие от фронт-офиса, должна производить хорошее впечатление на сотрудников компании, создавать комфортные условия как для сосредоточенной индивидуальной работы, так и для командной деятельности.
В рабочей части офиса, как правило, используется более строгий и простой дизайн. При этом многие компании стремятся оформить все офисные помещения в едином стиле.
Европейские компании чаще придерживаются демократичного стиля. В этих фирмах разница в дизайне интерьеров бэк- и фронт-офисов небольшая. Например, проект дизайна помещений для «Райффайзенбанка» предполагает, что руководство имеет сходные условия работы с прочими менеджерами.
В российских компаниях разница между фронт- и бэк-офисами, как правило, весьма ощутима. Сотрудникам, занятым в представительской части офиса, предъявляются более жесткие корпоративные требования начиная от дресс-кода и заканчивая, к примеру, запретом курения на рабочих местах.
Отделяя фронт-офис от бэк-офиса, особо экономные руководители решают, что для презентационных целей нужно выбирать дорогую и качественную мебель, а для собственного персонала, работающего в скрытых от посторонних глаз помещениях, приобретать мебель и оборудование значительно скромнее и дешевле, часто в ущерб качеству и удобству. Такой подход понятен, но отнюдь не оправдан. По статистике в офисных кабинетах сотрудники проводят почти треть своей жизни. По-этому оборудование и мебель всех офисных зон должны быть качественными, функциональными, эргономичными. Справедливости ради стоит отметить, что многие руководители современных компаний сознают значимость бэк-офиса и не экономят на обустройстве рабочих мест собственных сотрудников. Даже те руководители, кто считает энтузиазм единственным двигателем карьеры, постепенно признают, что комфортные условия работы, особенно когда комфорт является следствием функциональности и эстетичности рабочего пространства, являются действенным фактором повышения эффективности работы офисного персонала, стимулом для профессионального роста сотрудников.
Соотношение площадей фронт- и бэк-зоны во многом зависит от сферы деятельности компании и, как правило, равняется 3 : 5 или 2 : 5 соответственно. Для фирм, ориентированных на работу с клиентами (банков, риелторских, консалтинговых, страховых компаний), такое соотношение вполне справедливо. Но в организациях, где с клиентами и деловыми партнерами взаимодействует небольшое количество сотрудников (например, в бюро переводов, конструкторских фирмах), превалирует площадь бэк-офиса.
Сегодня в крупных городах некоторые компании идут по пути территориального разделения рабочего помещения на две части: фронт- и бэк-офис разделяются по местоположению. Представительский, или центральный, офис занимает помещение в центре города, а рабочий переезжает в более отдаленный и менее престижный район, но
с хорошей транспортной доступностью. Основная причина такого решения – чрезвычайно высокая стоимость офисных площадей в центральных районах крупных городов. Смысл разделения заключается прежде всего в снижении расходов на аренду. Территориальное разведение фронт- и бэк-офиса позволяет компании оптимизировать расходы на офисные площади, не роняя при этом собственного достоинства.
Для бэк-офиса подбирают наиболее эффективное решение в плане соотношения «цена — качество». Сейчас в крупных городах начинает активно развиваться такое направление, как бизнес-парки, расположенные в удаленных от центра районах. Многие крупные компании готовы разместить там свои бэк-офисы.
Прежде чем воплощать идею о разделении офиса, следует оценить долгосрочные перспективы. Разделение выгодно далеко не всем компаниям. Почувствовать выгоду от подобного разъезда отделов может только крупная компания, занимающая десятки тысяч квадратных метров, которая на самом деле нуждается в оптимизации расходов на аренду офисов. Территориальное разделение офиса рационально для крупных банков и страховых компаний, телекоммуникационных и авиакомпаний, фирм, занятых в сфере разработки программного обеспечения, и т. п.
Если же «жизнь на два офиса» не является корпоративной нормой, не обусловлена особенностями деятельности организации, особого смысла в разделении нет. На деятельности небольшой фирмы, арендующей порядка 500 м 2, структурные звенья которой тесно связаны между собой, подобный переезд может сказаться негативно. Среди крупных западных компаний в России прослеживается и другая тенденция — консолидация всех своих подразделений. Они снимают или покупают большие площади во вновь построенных или строящихся бизнес-центрах, часто за пределами центра города. Вынос всего офиса за пределы центральной части города достаточно характерен для крупных западных компаний Например, датская компания «Данфосс» построила многофункциональный комплекс в районе Нахабино. Российское представительство компании «Pepsi» находится за пределами МКАД, на территории своего завода рядом с аэропортом Шереметьево, а офис компании «Microsoft» в Москве — в районе Крылатских холмов.
Среди крупных компаний прослеживается еще одна тенденция — они арендуют (или покупают) бэк-офисы для установления серверов, на которых хранится конфиденциальная информация. Эти небольшие бэк-офисы площадью около 150—500 м2 могут находиться как в центре города, так и за его пределами. Зачастую даже не афишируется, какой компании такой офис принадлежит.
Впрочем, совсем необязательно иметь собственное офисное помещение. В столице существует возможность снять готовый офис, полностью оборудованный, оснащенный оргтехникой, доступом в Интернет, с секретарями в приемной, прочим обслуживающим персоналом и питанием. Подобные офисы арендуют, как правило, на неделю, но можно арендовать такое помещение и на один день. Средняя стоимость аренды рабочего места одного человека в таком офисе значительно превышает арендные ставки в современных офисных зданиях. Тем не менее подобные предложения весьма привлекательны для преуспевающих компаний, которым по роду деятельности представительский офис требуется достаточно редко. Но фирм, предоставляющих на отечественном рынке подобные услуги, единицы.
Существует и еще один подход к организации офиса — так называемый мобильный, или виртуальный, офис. Фирма, предоставляющая услуги виртуального офиса, выделяет организации-заказчику прямой многоканальный номер телефона и почтовый адрес, который он сможет указывать на визитках и в рекламе. Электронную почту, почтовую корреспонденцию и телефонные звонки на имя компании-заказчика принимает секретарь от имени компании. Сотрудники виртуального офиса работают каждый у себя дома, связываясь друг с другом по электронной почте. Сотрудники могут обращаться к секретарю с различными поручениями (например, обзвонить клиентов, отправить факс, забронировать билеты, арендовать переговорную, отправить куда-нибудь курьера и т. п.).
Перспективы подобного виртуального офиса пока не совсем ясны. Здесь имеются свои преимущества и недостатки. Преимущества такого подхода очевидны: экономия средств на содержание офисных помещений, экономия времени сотрудников на дорогу. Основной недостаток виртуального офиса в том, что исключена (или существенно ограничена) реализация потребности сотрудников в неформальном общении. Специалисты считают этот недостаток весьма существенным. По мнению психологов, неформальное общение является необходимым условием для нормального развития организации.
Итак, сегодня на отечественном рынке офисной недвижимости присутствуют предложения, удовлетворяющие самым разнообразным запросам: от классической советской кабинетной планировки до экзотических временных и виртуальных офисов.
Вместе с тем по количеству качественных офисных помещений Россия существенно отстает от ведущих европейских стран. Например, по объему офисной недвижимости на душу населения Москву (где ситуация с офисными помещениями наиболее благоприятна) обогнали все крупные европейские города: Франкфурт, Брюссель, Амстердам, Париж, Лондон, Мадрид, Варшава, Прага, Будапешт. Таким образом, рынок офисной недвижимости в крупных городах является одним из привлекательных с точки зрения инвестиций сегментов коммерческой недвижимости.
* Использованы статистические материалы московских консалтинговых фирм Jones Lang LaSalle, Colliers International, Jones Lang LaSalle, CB Richard Ellis Noble Gibbons, Becar Commercial Property Moscow.
___________________________
Селезнева Т. А. Офисное помещение как базовый элемент современного офиса / Т. А. Селезнева // Документ. Архив. История. Современность. — Вып. 11. — Екатеринбург : Изд-во Урал. ун-та, 2010. — С. 365-373.
предыдущая статьяОсновные положения СанПиН по площади на человека для работы в офисе
следующая статьяКак сделать красивый дизайн офиса
